eSocial, prepare-se!

  O eSocial (Sistema de Escrituração Digital das obrigações fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) é um programa gratuito, criado para administrar as informações relativas aos trabalhadores e reduzir a burocracia de envio de informações das empresas para o governo. Assim, o empregador deixa de enviar 15 obrigações, como GFIP, CTPS, GRF e PPP, ao governo federal. Sendo unificado pelo programa, é importante ressaltar que, em várias dessas obrigações muitas informações se repetiam, tornando o trabalho demorado e cansativo, ocorrendo erros frequentes.

O que muda com o eSocial?

Diversas empresas devem ficar atentas para o cartão do ponto eletrônico com eSocial para que não sejam autuadas e, o mesmo não muda na legislação vigente. Porém, o programa veio para modernizar a fiscalização trabalhista, uma vez que, muitas empresas não recebem fiscalização. Contudo, agora o monitoramento será de forma automatizada.

Conforme o artigo 459 da CLT – O pagamento do salário, qualquer que seja a modalidade do trabalho, não deve ser estipulado por período superior a 1 (um) mês, salvo comissões, percentagens e gratificações.

De acordo com o § 1º, “quando o pagamento houver sido estipulado por mês, deverá ser efetuado, o mais tardar, até o quinto dia útil do mês subsequente ao vencido.”

Não existirá problema caso o pagamento do empregado seja feito de forma dividida dentro do mês, ou seja, em datas diferentes. Porém, não poderá exceder o período de um mês.

Diante disso, quando o pagamento houver sido estipulado mensalmente, deverá ser efetuado até o quinto dia útil do mês subsequente ao vencido, como supracitado.

Enfatiza-se que, o sábado é considerado dia útil, contudo, domingos e feriados municipais e federais são tidos como dias não úteis.

Por fim, apesar do impacto na rotina do profissional de DP, é importante que as empresas fiquem atentas a essas mudanças para que não sofram com multas e penalidades.

Apuração do cartão de ponto – impactos do eSocial

Embora o eSocial não tenha mudado a legislação, temos que ficar atentos aos procedimentos e a rotina do departamento pessoal. Está na hora de rever e repensar o que sempre foi feito e como podemos melhorar.

O cartão de ponto, ou ficha de ponto, é um dos principais documentos para o fechamento da folha de pagamento, uma vez que é base para apuração das horas extras, adicional noturno, faltas e atrasos.

Os empregadores adotaram práticas como implantação de “datas de corte” para fechamento dos cartões de ponto, tais como: de 16 de um mês a 15 do mês subsequente e o mais comum de 21 de um mês a 20 do mês subsequente, visando viabilizar o fechamento da folha de pagamento em tempo hábil.

É notório que o procedimento adotado até o momento é passível de questionamento quanto ao pagamento em atraso dos eventos ocorridos, conforme disposto na legislação:

“Art. 459 da CLT – O pagamento do salário, qualquer que seja a modalidade do trabalho, não deve ser estipulado por período superior a 1 (um) mês, salvo no que concerne à comissões, percentagens e gratificações. § 1º   Quando o pagamento houver sido estipulado por mês, deverá ser efetuado, o mais tardar, até o quinto dia útil do mês subsequente ao vencido.”

Em muitos anos de consultoria, nunca vi autuações neste procedimento, entretanto, uma novidade trouxe esse tema a discussão, o eSocial.

Mas neste ponto, chamo a atenção a um detalhe, a legislação exige que os salários sejam pagos em período não superior a 30 dias.

Neste contexto, destaco as orientações do “Perguntas e Respostas” do eSocial – Versão 2.0 de 29 de agosto de 2014, dúvida 35:

“Quando o período de apuração para exceção das horas é de 01 a 15 e o pagamento é todo dia 30, as horas extras realizadas de 16 a 30 são pagas somente no dia 30 do próximo mês, ultrapassando os 30 dias das exceções realizadas”.

Esse procedimento poderá ser mantido?

Não. A legislação exige que os salários sejam pagos em período não superior a 30 dias. As horas extras realizadas entre os dias 16 e 30 deverão ser apuradas e pagas junto com a folha do mês vigente.

Muito embora o eSocial, até o momento, não preveja o envio mensal dos cartões de ponto, há situações ao longo do ano que poderão expor o procedimento ao fisco, cito como exemplo o colaborador que gozará 30 dias de férias dentre de um único mês. Caso ele tenha horas extras do mês anterior, como serão remuneradas?

No momento do envio dos eventos S-1200 (Remuneração de trabalhador vinculado ao Regime Geral de Previd. Social) ou S-1202 (Remuneração de servidor vinculado a Regime Próprio de Previd. Social) e S-1210 (Pagamentos de Rendimentos do Trabalho) informaremos o detalhamento dos pagamentos de férias e detalhamento dos pagamentos efetuados (inclusive horas extras, adicional noturno, etc). Neste momento poderemos ser questionados, pois como é possível constar férias (30 dias) e o pagamento de horas extras ou informação de horas extras adicionadas ao banco de horas?

A melhor prática a ser adotada é migrar o fechamento de ponto para que contemple o mês todo, ou seja, de 1 a 30/31 para que essas horas sejam remuneradas até o 5º dia útil subsequente.

Sabemos que será uma mudança e tanto nas rotinas já apertadas do departamento pessoal, mas será um esforço necessário rever o procedimento atual, para que eventuais multas sejam evitadas.  

O que diz a Portaria 373?

As regras para o registro de horários de entrada e saída de funcionários, para fins de fiscalização, são definidas pelo MTE. A Portaria 373, publicada em 2011, revogou as determinações da Portaria 1.120. Passou a autorizar o uso de sistemas alternativos de ponto eletrônico. Para isso, os empregadores devem ficar atentos ao artigo 1º que estabelece o seguinte:

“Os empregadores poderão adotar sistemas alternativos de controle da jornada de trabalho, desde que autorizados por Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho”.

Portanto, é imprescindível que, toda empresa, as quais desejam usar sistemas alternativos de ponto eletrônico, procurem o sindicato do seu segmento de atuação. Dessa forma, empresa e sindicato devem chegar a um acordo sobre a implantação e uso do novo sistema. Somente após essa decisão conjunta é que a portaria passa a valer.

Quais as principais mudanças trazidas pela Portaria 373?

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) determina que a marcação do horário de entrada e saída é obrigatória para empresas com dez ou mais funcionários. A função da Portaria 373 é flexibilizar esse registro. Com isso, o colaborador poderá fazer o registro de qualquer lugar (remotamente). Não é mais necessário estar na sede da empresa ou em suas filiais para fazer a batida.

Ao realizar convenção ou acordo coletivo, a empresa passa a ter o direito de utilizar novas alternativas para o registro de ponto, ou seja, não haverá a necessidade de usar o Registrador Eletrônico de Ponto (REP).

Dúvidas comuns sobre o uso de sistemas alternativos de ponto eletrônico:

Há alguma restrição em relação aos sistemas eletrônicos alternativos?

A Portaria 373 determina apenas que o sistema escolhido não pode restringir a marcação do ponto, nem permitir marcação automática. Além disso, não pode ser feita de forma automática e a empresa não pode exigir autorização prévia para marcação de sobrejornada. Seguindo essas definições, não há restrição alguma para o uso de um sistema alternativo. A empresa não pode, em hipótese alguma, alterar ou excluir os dados registrados por seus funcionários.

Existem exigências definidas para os sistemas eletrônicos alternativos?

Para aderir à Portaria 373, é indispensável se certificar que o sistema de registro do ponto está sempre disponível para os colaboradores. Além disso, a nova alternativa deve identificar a empresa e o funcionário e possibilitar – por meio da central de dados – a extração eletrônica e impressa do registro fiel das marcações realizadas pelo empregado.

Os sistemas alternativos precisam ser homologados pelo MTE?

Não, o sistema escolhido não precisa ser homologado pelo MTE ou por órgãos credenciados por ele. Porém, o equipamento deve estar permanentemente disponível para o auditor fiscal do trabalho. O propósito da fiscalização é analisar o cumprimento dos aspectos descritos na Portaria 373.

E se a empresa não fechar acordo para uso de um sistema alternativo?

Empresas que não optarem pelo uso de um sistema alternativo ou que não fecharem o acordo coletivo com o sindicato continuam a obedecer o que determina a Portaria 1510 do MTE. Essa é a legislação que regulamenta o uso de Registradores Eletrônico de Ponto, também conhecidos como REP.